З розповсюдженням Інтернету кардинально змінилося поняття робочого колективу. Люди, що живуть в різних країнах і працюють в різних організаціях, можуть брати участь у спільній розробці проєктів чи опрацюванні одних і тих же документів. Сьогодні вже нікого не здивуєш співробітниками, які зовсім ніколи не заглядають в офіс компанії, а виконують свою роботу, не покидаючи власного будинку. Інші — постійно переміщуються по світу і беруть участь в різних нарадах, семінарах, перебуваючи в дорозі.

Доволі часто співробітники, що працюють над одним проєктом, перебувають у різних будівлях, кабінетах тощо. У таких випадках для організації документообігу між учасниками проєкту необхідно організувати віртуальний офіс, де будуть зберігатися документи для спільного використання. Для цього в більшості випадків використовують хмарні

технології. З цими технологіями ви вже знайомі з минулого року. Отже, у разі надання доступу до документа з ним може працювати одночасно декілька осіб.

Для надання спільного доступу в MS Word необхідно обрати кнопку

у верхньому правому куті програми.

Після чого ви маєте зберегти документ у хмарі (OneDrive), натиснувши кнопку Зберегти у хмарі. Після чого надати спільний доступ до

документа, заповнивши поля у вікні запрошення користувачів (рис. 18.1). Тут ви маєте ввести електронну адресу користувача та тип доступу (редагування чи перегляд).

Після натиснення кнопки Надати спільний доступ користувач одержить листа з посиланням на спільний документ і може розпочати роботу з ним.

При редагуванні файла в MS Word може з’явитися повідомлення про те, що користувачі, яким було надано спільний доступ, також працюють з цим файлом. Для спільної роботи над документом не існує особливого прийому. Ви редагуєте, як зазвичай, і якщо інші користувачі редагують документ, MS Word попереджає вас про присутність і показує, в якому місці документа відбувається редагування іншим користувачем.

ВПРАВА 18

Завдання. Виконайте завдання вправи у парі. Ви маєте надати доступ до власного документа сусіду та отримати посилання на документ, доступ до якого вам надав сусід.

1. Відкрийте документ Анкета.docx.

2. Додайте у ньому власні три запитання.

3. Збережіть документ у хмарі із назвою Вправа_18_Прізвище.docx.

4. Надайте доступ до свого документа сусідові для редагування та вчителю для перегляду. Попередньо дізнайтесь адреси їхніх електронних скриньок.

5. Увійдіть до власної електронної скриньки та отримайте посилання на документ, який вам надіслав сусід.

6. Почніть редагування документа сусіда, відповідаючи на запитання анкети.

7. Також відслідковуйте зміни, які відбуваються у вашому документі (як здійснює редагування документу ваш сусід).

Контрольні запитання та завдання

1. Які технології дозволяють організувати спільний доступ?

2. Опишіть послідовність дій надання спільного доступу до документа.

Питання для роздумів

1*. Укажіть платформи для організації спільного доступу до документа в режимі онлайн.

2*. Визначте, скільки осіб можуть редагувати одночасно документ.

Це матеріал з підручника Інформатика 8 клас Казанцева, Стеценко (2021)